Perencanaan Kapasitas

1.     Kapasitas

Kapasitas (capacity) adalah hasil produksi atau volume pemprosesan (troughput) atau jumlah unit yang dapat ditangani, diterima, disimpan, atau diproduksi oleh sebuah fasilitas dalam suatu periode waktu tertentu. (Jay Heizer dan Barry Render Manajemen Operasi Edisi ketujuh 2006).

Kapasitas menentukan :

a.       Persyaratan modal sehingga mempengaruhi sebagian besar biaya tetap.

b.      Menentukan apakah permintaan dapat dipenuhi atau apakah fasilitas yang ada berlebihan. Jika kapasitas terlalu besar, sebagian fasilitas akan menganggur dan akan terdapat biaya tambahan yang dibebankan pada produksi yang ada.

Kapasitas dihitung berdasarkan = (jumlah dari mesin atau pekerja) x (jumlah waktu kerja) x (waktu penggunaan) x (efisiensi)

Dalam produksi dan manajemen operasi, terdapat tiga tipe dari kapasitas yaitu:

1)      Potential Capacity

Kapasitas yang dapat dibentuk untuk membantu pimpinan untuk mengambil keputusan. Ini merupakan inti dari keputusan jangka panjang yang tidak akan terpengaruh oleh manajemen produksi per hari.

2)      Immediate Capacity

Jumlah dari kapasitas produksi yang dapat dibentuk menjadi tersedia dalam jangka waktu yang singkat. Ini merupakan kapasitas maksimum dari kapasitas Potensial (diasumsikan digunakan secara produktif).

3)      Effective capacity

Merupakan suatu konsep penting. Tidak seluruh kapasitas produksi sesungguhnya dapat digunakan atau terbuang. Ini merupakan hal penting untuk seorang manager produksi untuk apakah kapasitas sesungguhnya dapat tercapai.

Perbedaan antara kapasitas dari sebuah organisani dan permintaan dari seluruh pelanggan adalah mengenai ketidakefisien, begitu juga ketika sumber tidak dapat digunakan atau tidak dapat dipenuhi oleh customer. Permintaan untuk kapasitas sebuah organisasi bervariasi berdasarkan perubahan produk yang tersedia, seperti peningkatan dan penurunan kuantitas produksi dari produk yang tersedia, atau menciptaka produk yang baru. Penggunaan yang terbaik dari kapasitas yang tersedia dapat memenuhi pembaharuan dalam overall equipment effectiveness (OEE). Kapasitas dapat meningkat melalui pengenalan teknik baru, peralatan dan bahan, penambahan jumlah tenaga kerja atau mesin, peningkatan jumlah jam kerja, atau penyediaan fasilitas produksi.

1.1    Pengertian Perencanaan Kapasitas

Perencanaan kapasitas adalah proses untuk memutuskan kebutuhan kapasitas produksi oleh perusahaan untuk mempertemukan perubahan permintaan setiap produk. (http://en.wikipedia.org/wiki/Capacity planning)

1.2    Tujuan Perencanaan Kapasitas

Tujuan perancanaan kapasitas adalah pencapaian tingkat utilitas tinggi dan tingkat pengembalian investasi yang tinggi, dimana penetapan ukuran fasilitas sangatlah menentukan.

1.3    Perencanaan Kapasitas dapat Dilihat dalam tiga Horizon waktu:

a.       Kapasitas jangka pendek (< 3 bulan)

Perencanaan kapasitas jangka pendek –kurang dari tiga bulan . ini dikaitkan pada proses penjadwalan harian atau mingguan dan menyangkut pembuatan penyesuian –penyesuian untuk menghapus ‘’ variance’’ antara keluaran yang direncanakan dan keluaran nyata . keputusan perencanaan mencakup alternatif – alternatif seperti kerja lembur, pemindahan personalia, penggantian routing produksi

b.      Kapasitas jangka menengah (3-18 bulan)

Perencanaan kapasitas jangka menengah ( intermediet range) - rencana- rencana bulanan atau kuartalan untuk 3 sampai 18 bulan yang atau yang akan datang. Dalam  hal ini, kapasitas juga bervariasi karena alternative – alternative seperti penarikan tenaga kerja, pemutusan kerja, peralatan – peralatan bukan utama.

c.       Kapasitas jangka panjang p (>1 tahun)

Perencanaan kapasitas jangka panjang (long time) – lebih dari satu tahun. Di mana  sumber daya produktif memakan waktu lama untuk memperoleh atau menyelesaikan, seperti bangunan, peralatan atau fasilitas. Perencanaan kapasitas jangka panjang memerlukan partisipasi dan persetujuan manajemen puncak.

PERENCANAAN KAPASITAS JANGKA PENDEK

                        Perncanaan kapasitas jangka pendek diguakan untuk menangani secara ekonomis hal-hal yang sifatnya mendadak di masa yang akan datang, misalnya untuk memenuhi permintaan yang bersifat mendadak atau seketika dalam jangka waktu pendek. Kebanyakan perusahaan tidak beroperai penuh selama 24 jam per hari dan tidak pernah beroperasi penuh tujuh hari per minggu. Jika perusahaan beroperasi penuh delapan jam per hari (satu shif) dan lima hari per minggu, maka kapasitas normal jam kerja perusahaan adalah 40 jam per minggu. Namun demikian 40 jam per minggu bukanlah kapasitas maksimum yang dimiliki. Dalam banyak kasus perusahaan dimungkinkan untuk bekerja melebihi kapasitas norma;, sehingga kapasitas output maksimumnya lebih dari 40 jam kerja.

                        Menghadapi kondisi seperti ini, untuk menambah atau menurunkan kapasitas mungkin perusahaan melakukan penambahan dan pengurangan jam kerja, melakukan sub-Kontrak dengan perusahaan lain apabila terjadi 1989.di perubahan permintaan. Untuk meningkatkan kapasitas jangka pendek terdapat lima cara yang dapat digunakan perusahaan (krajewzki & Ritzman),

1.      Meningkatkan jumlah sumber daya;

a.       Penggunaan kerja lembur

b.      Penambahan regu kerja

c.       Memerikan kesempatan kerja secara part-time

d.      Sub-Kontrak

e.       Kontrak kerja

2.      Memperbaiki penggunaan sumber daya:

a.       Mengatur regu kerja

b.      Menetapkan skedul

3.      Memodifikasi produk:

a.       Menentukan standar produk

b.      Melakukan perubahan jasa operasi

c.       Melakukan pengawasan kualitas

4.      Memperbaiki permintaan:

a.       Melakukan perubahan harga

b.      Melakukan perubahan promosi

5.      Tidak memenuhi permintaan:

a.       Tidak mensuplai semua permintaan

PERENCANAAN KAPASITAS JANGKA PANJANG

                        Perencanaan kapasitas jangka pajang merupakan strategi operasi dalam menghadapi segala kemungkinan yang akan terjadi dan sudah dapat diperkirakan sebelumnya. Misalnya, rencana untuk menurunkan biaya produksi per unit, dalam jangka pendek sangat sulit utuk dicapai karena unit produk yang dihasilkan masih berskala kecil, tetapi dalam jangka panjang rencana tersebut dapat dicapai dengan meningkatkan kapasitas produksi. Persoalan yag timbul adalah berapa jumlah produk yang dihasilkan agar biaya produksi seminimum mungkin.

Penentuan jumlah produksi yang dapat menghasilkan biaya minimum perlu diperhatikan berbagai faktor seperti:

a.       Pola permintaan jangka panjang

b.      Siklus kehidupan produk yan dihasilkan

Dalam kaitan dengan kapasitas jangka panjang, terdapat dua strategi yang dapat ditempuh perusahaan:

a.       Strategi melihat dan menuggu (wait and see strategy)

Strategi ini dapat dikatakan pula sebagai strategi hati-hati, karena kapasitas produksi akan dinaikkan apabila yakin permintaan konsumen sudah naik. Strategi ini diperoleh dengan pertimbangan bahwa, setiap kali terjadi kelebihan kapasitas perusahaan harus menanggung risiko karena investasi yang dilakukan hanya ditanggung dalam unit yang sedikit, akibatnya biaya produksi menjadi tinggi.

b.      Strategi ekspansionis

Strategi ekspansionis yaitu kapasitas selalu melebihi atau diatas permintaan. Dengan strategi perusahaan berharap tidak terjadi kekurangan produk di pasaran yang dapat menyebabkan adanya peluang masuknya produsen lain. Selain itu perusahaan untuk memberikan pelayanan terbaik dengan cara menjamin tersedianya produk di pasaran.

1.4.Perancanaan Kebutuhan Kapasitas

Agar  dapat menyesuaikan tingkat kebutuhan kapasitas untuk menanggapi naik turunnya permintaan pasar, perlu dilakukan forecast penjualan dan merencanakan perubahan – perubahan cenderung terjadi tiba – tiba dan drastic, sehingga akan lebih memakan waktu.

Forecast dilakukan untuk menyusun skedul produksi induk (master production schedule)dan untuk mengecek permintaan kapasitas diwaktu yang akan datang dibandingkan dengan kapasitas yang tersedia. kapasitas  menetapkan  batasan –batasan atas bagi skedul – skedul produksi. kapasitas juga memberikan batasan  bahwa, karena selama periode penjualan rendah adalah tidak ekonomik untuk mengurangi kapasitas secara dastik.

Kapasitas Tenaga Kerja dan Kerja Lembur  untuk Perluasan Kapasitas

Bagi perusahaan biasanya adalah tidak ekonomik untuk menambah dan mengurangi tenaga krja dengan naik dan turunnya penjualan. Ini bukan berarti bahwa jumlah karyawan adalah sumber daya kapasitas yang tetap, tetapi penyesuaian-penyesuaian besar (substansial) dapat dibuat tanpa harus menarik lebih banyak orang dan kemudian memutuskan hubungan kerja dengan mereka.

Sebagai contoh, anggap bahwa suatu perusahaan untuk membuat produknya memerlukan karyawan yang bekerja normal 5 hari selama 40 jam dengan jumlah sebagai berikut:

Juni                       ................        300

Juli                        ................        400

Agustus                ...............         600

September            ...............         450

Oktober                ...............         400

Beban tenaga kerja dalam bulan Agustus adalah dua kali lipat bulan Juni. Bagaimanapun juga, jumlah orang yang dibutuhkan adalah dalam artian “karyawan ekuivalen” yang bekerja 40 jam satu minggu. Tetapi jumlah jam per minggunya dapat diubah, dan kelebihan jumlah kerja dapat sub kontrakkan atau dengan penimbunan persediaan.

Berikut ini merupakan sebuah rencana yang fleksibel bagi jam kerja pabrik untuk memenuhi kebutuhan penjualan dengan menggunakan tenaga kerja konstan:

Bulan	Jumlah karyawan	Jumlah jam per minggu	Karyawan ekuivalen yang dikontrak dari luar.
Juni	350	34	-
Juli	350	46	-
Agustus	350	58	92
September	350	51	-
Oktober	350	46	-

Penggunaan kerja lembur, subkontrak dari luar, atau penimbunan persediaan merupakan keputusan-keputusan manajerial dan tergantung pada biaya-biaya relatif masing-masing alternatif.

Khusus tentang kerja lembur yang direncanakan untuk menghadapi periode-periode penjualan puncak mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan. Kebaikan kerja lembur adalah menaikkan upah karyawan sehingga akan membuat para karyawan lebih senang. Kerja lembur meminimumkan kebutuhan penarikan lebih banyak karyawan dan memberhentikan mereka. Perubahan jumlah karyawan, naik atau turun, biasanya menghasilkan produktifitas rendah. Disamping itu, kadang-kadang perusahaan tidak dapat memperoleh cukup orang dengan keterampilan-keterampilan yang disyaratkan.

Perencanaan tenaga kerja memerlukan pertimbangan-pertimbangan lain, seperti hilangnya produksi karena kelelahan, tingkat absensi dan perputaran tenaga kerja. Disisi lain, karyawan tidak langsung mendukung pekerjaan perlu juga direncanakan sebaik mungkin. Ini terutama orang-orang tidak langsung mungkin merupakan para karyawan teknik yang sulit didapatkan karena sulit untuk melakukan estimasi berapa banyak karyawan tidak langsung yang dibutuhkan. Banyak perusahaan menggunakan suatu jenis rasio antara karyawan tidak langsung dengan karyawan langsung atau dengan beban kerja pabrik untuk melakukan estimasi tersebut.